Comment rédiger vos mails professionnels ?

Il n’est pas souvent évident de savoir comment formuler un mail professionnel à votre manager ou encore à votre collègue par exemple.

Nous allons vous lister les différentes méthodes pour rendre vos emails plus pros !

    1. Ne mettre le destinataire du mail qu’à la toute fin

C’est un conseil qui peut paraître hors de propos mais détrompez-vous ! Rares sont les personnes qui sont capables d’envoyer un mail tourné parfaitement à chaque mot du premier coup. Souvent nous sommes amenés à reformuler une phrase, la modifier, rajouter des informations ou en supprimer… Rien de pire que de faire une fausse manip’ et d’envoyer un mail non abouti ! Ce n’est qu’à la toute fin de votre mail, quand vous êtes certain que c’est bien celui-ci, et sous cette forme que vous souhaitez l’envoyer, que vous mettez votre destinataire.

    2. L’orthographe

Relisez-vous pour être sûr de n’avoir fait aucune faute d’orthographe !
Le fond de vos écrits est important mais la forme l’est tout autant, de ce fait, un mail contenant des erreurs de conjugaison ou d’orthographe pourrait ternir votre image, ainsi que vos compétences.
Nous le savons tous, cela peut être dû à une simple faute d’inattention mais cela ne vous coûte rien de vous relire pour être sûr de n’avoir laissé traîner aucune coquille !

    3. Votre destinataire

Il se peut que vous vous adressiez à un collègue ou une personne extérieure à l’entreprise que vous ne connaissez pas ou que très peu. Vous pouvez alors douter de l’orthographe de leur nom et/ou prénom. Pour éviter toute maladresse en tentant de deviner la bonne écriture, n’hésitez pas à chercher sur LinkedIn ou interroger ceux qui savent !

    4. Aérer vos mails

Comme tout écrit, plus le texte est organisé, plus la lecture est fluide. De ce fait, n’hésitez pas à organiser vos idées en paragraphe pour que le destinataire s’y retrouve plus facilement.

Cette mise en forme permettra au lecteur de mieux retenir les points importants.

    5. Utiliser des emojis, oui, mais pas trop !

Les emojis sont un excellent moyen pour faire passer des émotions par mail sans forcément avoir besoin de l’exprimer à l’écrit.

Vous pouvez les utiliser auprès de vos collègues et vos dirigeants si cela fait partie des pratiques de l’entreprise. Cependant, ne vous emballez pas trop ! N’utilisez pas d’emojis avec les clients, car cela pourrait être perçu comme un manque de professionnalisme.

    6. Savoir s’adapter au destinataire

Vous ne rédigerez pas les mails de la même façon de fonction du lecteur. Avec vos N+1 il se peut que vous adopteriez un ton plus sérieux alors qu’avec vos collègue la discussion sera plus décontracté. Il est alors important de savoir utiliser les bons mots et les bonnes tournures de phrases adaptées à chaque destinataire.

Dans tous les cas, ne perdez pas de vue qu’un écrit reste, donc il doit être soigné !